KSeF 2026, kary i sankcje. Co grozi za brak faktur ustrukturyzowanych

Krajowy System e-Faktur (KSeF) jest obowiązkowy dla wszystkich czynnych podatników VAT od lutego 2026 i dla pozostałych firm od kwietnia 2026. Do 31 grudnia 2026 trwa okres przejściowy bez sankcji administracyjnych, ale od 1 stycznia 2027 zaczną obowiązywać kary z art. 106ni ustawy o VAT, warto więc uporządkować fakturowanie już teraz.

Jakie sankcje grożą za brak faktur KSeF

Najdotkliwsze sankcje obejmują: 1) brak wystawienia faktury w KSeF, od 1 stycznia 2027 kara administracyjna do 100% kwoty VAT na fakturze (a przy fakturach bez VAT do 18,7% należności ogółem). 2) Wystawienie faktury w formie papierowej / PDF zamiast w KSeF, po okresie przejściowym (od 1 stycznia 2027) naraża sprzedawcę na karę administracyjną; wyjątki (m.in. tryb offline24, faktury z kas fiskalnych do końca 2026) mają swoje odrębne warunki. 3) Błędy w schemie FA(3), odrzucenie faktury przez KSeF i konieczność ponownego, terminowego przesłania. 4) Brak akceptacji faktur kosztowych w KSeF, formalnie nie obowiązuje, ale w praktyce blokuje odliczenie VAT do momentu akceptacji.

Kogo dotyczy to najmocniej

Kogo to dotyczy najmocniej? Mikroprzedsiębiorców i jednoosobowych działalności, które dotychczas wystawiały faktury w Wordzie, Excelu lub przez darmowe narzędzia online, większość z tych rozwiązań nie integruje się z KSeF. Bez aktualizacji procesów fakturowania firma od pierwszego dnia wdrożenia narusza prawo.

Jak Ectax wdraża KSeF

W biurze rachunkowym Ectax wdrożenie KSeF dla klienta trwa 24 godziny. Składamy w Twoim imieniu pełnomocnictwo do KSeF (UPL-1), konfigurujemy aplikację online pod nasze konto i wystawianie ustrukturyzowane, integrujemy odbiór faktur kosztowych i przeprowadzamy pierwsze 3 faktury razem z klientem. Wszystko w cenie standardowej obsługi księgowej.

Największe ryzyko, czekanie do ostatniej chwili

Największym ryzykiem jest dalsze fakturowanie poza KSeF i odkładanie automatyzacji. Aktualizacja systemów księgowych, składanie pełnomocnictw, testowanie wystawiania, to procesy, które przy obciążeniu administracji państwowej i biur rachunkowych mogą zająć tygodnie. Klienci Ectax mieli KSeF wdrożony jeszcze przed startem obowiązku, z naddatkiem.