Nowość 2026 · obowiązkowo

KSeF 2026: odbiór faktur kosztowych i wsparcie przy wystawianiu.

Krajowy System e-Faktur wszedł w tym roku i jest obowiązkowy dla większości firm. Ectax oferuje pełne wsparcie merytoryczne i funkcjonalne KSeF: automatyczne pobieranie i księgowanie faktur kosztowych oraz wygodne wystawianie faktur sprzedażowych w aplikacji online. Konfigurację KSeF przygotowujemy za Ciebie.

Nie zdążysz wdrożyć KSeF samodzielnie? Klienci Ectax dostają gotową integrację, bez kosztów wdrożenia, bez nauki nowego oprogramowania. Pierwszą fakturę w KSeF wystawisz tego samego dnia, w którym podpiszesz umowę.

Co to KSeF

Krajowy System e-Faktur, nowa rzeczywistość 2026.

FA(3)

Schema obowiązkowa

Każda faktura w Polsce wystawiana w ustrukturyzowanym formacie XML.

24h

Termin obowiązywania

Faktura w KSeF jest dostarczana praktycznie natychmiast.

10 lat

Archiwum w chmurze MF

Faktury są przechowywane przez Ministerstwo Finansów przez 10 lat.

KSeF to centralny rejestr faktur prowadzony przez Ministerstwo Finansów. Każda faktura sprzedażowa wystawiana w Polsce musi przejść przez system, to oznacza koniec faktur papierowych i PDF-owych jako wyłącznej formy dokumentowania transakcji. Jednocześnie KSeF to ogromne uproszczenie dla firm, które wdrożą go w sposób zautomatyzowany, księgowość, archiwizacja i zgodność z urzędem dzieją się same w tle.

Funkcje KSeF w Ectax

Wszystko, czego potrzebujesz, w jednym miejscu.

Automatyczne pobieranie faktur kosztowych z KSeF

Ectax podłącza Twoje konto KSeF do aplikacji online i każdego dnia automatycznie pobiera nowe faktury kosztowe wystawione przez Twoich dostawców. Bez konieczności logowania się do portalu Ministerstwa Finansów, bez ręcznego pobierania PDF-ów, bez ryzyka pominięcia kosztu. Każda faktura trafia od razu do księgowości, sklasyfikowana, sparowana z kategorią kosztu i gotowa do odliczenia VAT.

Wystawianie faktur sprzedażowych w 30 sekund

Wystaw fakturę z aplikacji online (web lub mobile), system automatycznie przesyła ją do Krajowego Systemu e-Faktur w formacie ustrukturyzowanym XML. Klient otrzymuje fakturę z KSeF na swoje konto, a Ty otrzymujesz urzędowe potwierdzenie wystawienia (UPO) z numerem identyfikującym KSeF. Cały proces zajmuje 30 sekund, od telefonu do urzędu.

Faktury cykliczne i szablony

Stałe umowy z klientami? Ustaw raz fakturę cykliczną (np. obsługa SEO 5 000 zł co miesiąc), system automatycznie wystawi i wyśle ją do KSeF każdego pierwszego dnia miesiąca. Szablony klientów, produktów i pozycji eliminują ręczne przepisywanie danych. Mniej błędów, więcej czasu na biznes.

Powiadomienia o nowych fakturach kosztowych

Push notification w telefonie i email z każdą nową fakturą kosztową pobraną z KSeF. Widzisz dostawcę, kwotę, datę wystawienia oraz termin płatności. Możesz od razu zlecić przelew z bankowości lub odznaczyć fakturę jako zatwierdzona do księgowania. Pełna kontrola nad finansami firmy w czasie rzeczywistym.

Zgodność z najnowszymi przepisami MF

Krajowy System e-Faktur wszedł w 2026 roku jako obowiązkowy element rozliczeń. Ectax monitoruje każdą nowelizację rozporządzeń Ministerstwa Finansów i aktualizuje integrację. Jako Twoje biuro rachunkowe gwarantujemy zgodność wystawianych i odbieranych faktur z aktualną schemą FA(3) oraz wymogami JPK_V7 (od lutego 2026 wzory JPK_V7M(3)/V7K(3)).

Archiwum KSeF, 5 lat dostępne online

Wszystkie Twoje faktury wystawione i otrzymane przez KSeF z ostatnich 5 lat dostępne w aplikacji online. Wyszukiwarka po NIP kontrahenta, dacie, kwocie, numerze KSeF. Eksport do PDF dla księgowości i wymagań RODO. Zgodność z przepisami o archiwizacji dokumentów księgowych.

Jak działa wdrożenie

Z Ectax wdrażasz KSeF w 24 godziny.

01
Podpisanie umowy o usługi księgowe
Online, z dostępem do aplikacji online od pierwszego dnia.
02
Autoryzacja Twojego konta w KSeF
Udzielasz pełnomocnictwa do KSeF (e-formularz w 5 minut), Ectax otrzymuje dostęp do Twoich faktur.
03
Import dotychczasowych dokumentów
Pobieramy Twoje faktury kosztowe z ostatnich 12 miesięcy z KSeF i z dotychczasowych systemów (Fakturownia, inFakt, własny program).
04
Konfiguracja faktur cyklicznych i szablonów
Pomagamy ustawić szablony Twoich stałych klientów i automatyczne fakturowanie cykliczne.
05
Pierwsza faktura w KSeF w aplikacji
Wystawiasz pierwszą fakturę z aplikacji online, system wysyła ją do KSeF, otrzymujesz UPO.

Wsparcie merytoryczne i funkcjonalne

Nie zostajesz sam z KSeF.

Każdy klient Ectax otrzymuje pełne wsparcie merytoryczne (jak działa KSeF, jakie są obowiązki) oraz funkcjonalne (gotowa integracja z aplikacją, faktury cykliczne, korekty).

Bezpłatna konsultacja KSeF

Pełnomocnictwo i autoryzacja konta KSeF
Integracja z aplikacją online
Automatyczne pobieranie faktur kosztowych
Wystawianie faktur sprzedażowych w 30s
Faktury cykliczne i szablony klientów
Korekty faktur w KSeF
Archiwum 5 lat dostępne online
Wsparcie księgowej przy nietypowych przypadkach

Najczęściej zadawane pytania

Czy KSeF jest obowiązkowy w 2026 roku?

Tak, ale etapami. Od 1 lutego 2026 KSeF obejmuje największych podatników (sprzedaż powyżej 200 mln zł w 2024 r.). Od 1 kwietnia 2026 obowiązek dotyczy pozostałych przedsiębiorców, w tym zwolnionych z VAT, czyli większości firm JDG i małych spółek. Najmniejsi (sprzedaż dokumentowana fakturami do 10 tys. zł brutto miesięcznie) mogą wystawiać faktury poza KSeF do 31 grudnia 2026, ale odbierać faktury przez KSeF muszą, jak wszyscy, już od 1 lutego 2026.

Czy muszę kupować osobne oprogramowanie do KSeF?

Nie. Klienci Ectax otrzymują dostęp do aplikacji online, która jest w pełni zintegrowana z KSeF, wystawianie, odbieranie, archiwizacja faktur są w cenie obsługi księgowej.

Co się dzieje, jeśli klient nie ma KSeF i prosi o PDF?

Aplikacja online automatycznie generuje wizualizację faktury z KSeF (PDF) i wysyła ją emailem klientowi, pozostaje on poinformowany w tradycyjny sposób, a faktura jest jednocześnie zarejestrowana w KSeF zgodnie z przepisami.

Czy faktury w obcej walucie też idą przez KSeF?

Tak. KSeF obsługuje faktury w PLN, EUR, USD, GBP i innych walutach. Wymagane jest podanie kursu przeliczenia (NBP z dnia poprzedzającego) zgodnie z najnowszymi wytycznymi MF.

Co jeśli pomylę się przy wystawianiu faktury w KSeF?

Faktura raz wystawiona w KSeF nie może być usunięta. Korekta odbywa się przez wystawienie faktury korygującej (też w KSeF) z odpowiednim numerem referencyjnym. Ectax dba o prawidłowe korekty, gdy zachodzi taka potrzeba.

Czy faktura wystawiona poza KSeF jest ważna?

Co do zasady każda faktura musi być wystawiona w KSeF (poza wyjątkami, np. trybem offline24 z wysyłką najpóźniej następnego dnia roboczego). Do 31 grudnia 2026 obowiązuje okres przejściowy bez sankcji, ale od 1 stycznia 2027 za fakturę wystawioną poza KSeF grozi kara do 100% kwoty VAT. Dlatego pełna automatyzacja w aplikacji jest tak ważna.

Przygotujemy Cię do KSeF bez stresu

Zostaw numer, oddzwonimy i ustalimy plan wdrożenia KSeF dla Twojej firmy.