Polityka prywatności

Niniejsza Polityka prywatności opisuje zasady przetwarzania danych osobowych osób korzystających ze strony internetowej oraz osób kontaktujących się z biurem rachunkowym Ectax Biuro Rachunkowe Ewa Czaja, a także zasady wykorzystywania plików cookie. Dokument został przygotowany w oparciu o Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej „RODO”) oraz o obowiązujące przepisy prawa krajowego.

1. Administrator danych osobowych

Administratorem Państwa danych osobowych jest Ewa Czaja, prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą pod firmą Ectax Biuro Rachunkowe Ewa Czaja.

Nazwa: Ectax Biuro Rachunkowe Ewa Czaja (jednoosobowa działalność gospodarcza)
NIP: 8411727630
REGON: 386210505
Adres: ul. Świętojańska 43 lok. 23, 81-391 Gdynia
Adres e-mail do kontaktu w sprawach danych osobowych: biuro@ectax.pl

We wszelkich sprawach dotyczących przetwarzania Państwa danych osobowych, w tym w celu realizacji przysługujących Państwu praw, mogą się Państwo kontaktować z Administratorem pisemnie na adres siedziby wskazany powyżej lub za pośrednictwem poczty elektronicznej pod adresem biuro@ectax.pl. Administrator nie powołał inspektora ochrony danych. Funkcje związane z ochroną danych osobowych wykonuje bezpośrednio Administrator.

2. Jakie dane zbieramy i skąd pochodzą

Zakres przetwarzanych danych zależy od sposobu, w jaki korzystają Państwo ze strony oraz z usług biura rachunkowego. Przetwarzamy następujące kategorie danych.

2.1. Dane przekazywane w formularzach kontaktowych i w formularzu zamówienia kontaktu (callback)

Za pośrednictwem strony udostępniamy formularze kontaktowe oraz formularz zamówienia kontaktu telefonicznego (callback). Korzystając z nich, przekazują nam Państwo w szczególności następujące dane:

imię lub imię i nazwisko,
adres e-mail,
numer telefonu,
treść wiadomości oraz inne informacje, które zdecydują się Państwo podać, opisując sprawę lub zapytanie.

Podanie tych danych następuje dobrowolnie, na podstawie Państwa działania polegającego na wypełnieniu i wysłaniu formularza.

2.2. Dane techniczne i dane zbierane automatycznie (cookies)

Podczas korzystania ze strony automatycznie zbierane są dane techniczne dotyczące Państwa wizyty, takie jak adres IP, informacje o przeglądarce i systemie operacyjnym, data i godzina dostępu, a także informacje gromadzone i przechowywane w plikach cookie oraz w podobnych technologiach. Szczegółowe zasady dotyczące plików cookie opisano w punkcie 7 niniejszej Polityki.

2.3. Dane klientów przekazywane w związku z obsługą księgową

W ramach świadczenia usług księgowych, kadrowo-płacowych i podatkowych przetwarzamy dane niezbędne do realizacji umowy oraz do wypełnienia obowiązków wynikających z przepisów prawa. Mogą to być w szczególności dane identyfikacyjne i kontaktowe klienta oraz osób go reprezentujących, dane zawarte w dokumentach księgowych i podatkowych, dane niezbędne do rozliczeń z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych oraz urzędami skarbowymi, a także, w zakresie obsługi kadrowo-płacowej, dane pracowników i współpracowników klienta. Dane te pozyskujemy bezpośrednio od klienta albo od osób i podmiotów działających w jego imieniu.

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania

Państwa dane osobowe przetwarzamy w następujących celach i w oparciu o następujące podstawy prawne wynikające z art. 6 ust. 1 RODO.

3.1. Kontakt i odpowiedź na zapytanie

Dane podane w formularzu kontaktowym lub w formularzu zamówienia kontaktu przetwarzamy w celu udzielenia odpowiedzi na Państwa zapytanie, przedstawienia informacji o usługach oraz podjęcia działań zmierzających do ewentualnego zawarcia umowy. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO (podjęcie działań na Państwa żądanie przed zawarciem umowy), a w zakresie, w jakim kontakt nie prowadzi do zawarcia umowy, art. 6 ust. 1 lit. f RODO, to jest prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na obsłudze kierowanej do niego korespondencji i budowaniu relacji z osobami zainteresowanymi usługami.

3.2. Realizacja umowy o świadczenie usług księgowych

W przypadku nawiązania współpracy dane przetwarzamy w celu zawarcia i wykonania umowy o świadczenie usług księgowych, kadrowo-płacowych lub podatkowych, w tym prowadzenia ksiąg, sporządzania i składania deklaracji oraz bieżącej obsługi klienta. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą).

3.3. Wypełnienie obowiązków prawnych ciążących na Administratorze

Jako biuro rachunkowe jesteśmy zobowiązani do przetwarzania danych w celu wypełnienia obowiązków wynikających z przepisów prawa, w szczególności przepisów o rachunkowości, przepisów podatkowych, przepisów o ubezpieczeniach społecznych, a także przepisów o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (AML), które nakładają na nas obowiązek stosowania środków bezpieczeństwa finansowego oraz identyfikacji i weryfikacji klienta. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO (wypełnienie obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze).

3.4. Ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń

Dane możemy przetwarzać także w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami związanymi z prowadzoną działalnością i realizacją umów. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, to jest prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na ochronie jego praw.

3.5. Marketing własny oraz analityka

W zakresie prowadzenia marketingu własnych usług oraz analizy sposobu korzystania ze strony przetwarzamy dane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, to jest w oparciu o prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na promowaniu własnej działalności oraz doskonaleniu strony. W zakresie, w jakim działania te wymagają Państwa zgody, w szczególności w odniesieniu do analitycznych i marketingowych plików cookie oraz komunikacji marketingowej wysyłanej środkami komunikacji elektronicznej, podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO, to jest Państwa zgoda. Zgodę można wycofać w każdym czasie, co nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

4. Odbiorcy danych

Państwa dane osobowe mogą być udostępniane lub powierzane do przetwarzania podmiotom, których udział jest niezbędny do prowadzenia działalności oraz świadczenia usług. Do odbiorców danych należą w szczególności:

dostawca usług hostingowych oraz podmiot utrzymujący serwery, na których działa strona i poczta elektroniczna,
dostawca usług poczty elektronicznej,
dostawcy systemów informatycznych, oprogramowania księgowego, systemów klasy CRM oraz narzędzi do fakturowania i archiwizacji dokumentów,
dostawcy narzędzi analitycznych wykorzystywanych w ramach strony,
podmioty świadczące usługi wsparcia informatycznego oraz bezpieczeństwa,
doradcy prawni oraz inne podmioty świadczące usługi doradcze, w zakresie niezbędnym do realizacji ich zadań.

W związku z wykonywaniem usług księgowych oraz obowiązków prawnych dane mogą być przekazywane organom i instytucjom publicznym, w szczególności urzędom skarbowym, Zakładowi Ubezpieczeń Społecznych oraz Krajowemu Systemowi e-Faktur (KSeF), a także innym podmiotom uprawnionym do ich otrzymania na podstawie obowiązujących przepisów prawa. Podmioty przetwarzające dane na zlecenie Administratora działają na podstawie zawartych umów powierzenia przetwarzania danych i wyłącznie zgodnie z jego poleceniami.

5. Okres przechowywania danych

Okres przechowywania danych osobowych zależy od celu ich przetwarzania oraz od obowiązków wynikających z przepisów prawa.

Dane przetwarzane w celu udzielenia odpowiedzi na zapytanie przechowujemy przez czas niezbędny do obsługi korespondencji oraz przez okres wynikający z prawnie uzasadnionego interesu Administratora, a jeżeli kontakt prowadził do zawarcia umowy, przez okres jej realizacji i rozliczenia.
Dane związane z realizacją umowy o świadczenie usług księgowych przechowujemy przez czas trwania umowy, a po jej zakończeniu przez okres wynikający z przepisów prawa oraz do czasu przedawnienia ewentualnych roszczeń.
Dokumentację księgową i podatkową oraz dane niezbędne do wypełnienia obowiązków prawnych przechowujemy przez okresy wskazane w przepisach o rachunkowości, przepisach podatkowych oraz przepisach o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu.
Dane przetwarzane na podstawie zgody przechowujemy do czasu jej wycofania, a w przypadku braku wycofania, do czasu ustania celu przetwarzania.
Dane przetwarzane w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń przechowujemy do upływu okresów przedawnienia tych roszczeń.

6. Prawa osoby, której dane dotyczą

W związku z przetwarzaniem danych osobowych przysługują Państwu następujące prawa:

prawo dostępu do danych oraz uzyskania ich kopii,
prawo do sprostowania (poprawienia) danych,
prawo do usunięcia danych, w zakresie, w jakim nie jest to ograniczone obowiązkami prawnymi ciążącymi na Administratorze,
prawo do ograniczenia przetwarzania,
prawo do przenoszenia danych, w zakresie, w jakim przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy oraz w sposób zautomatyzowany,
prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora,
prawo do wycofania zgody w dowolnym momencie, w zakresie, w jakim przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, przy czym wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

W celu skorzystania z powyższych praw mogą się Państwo kontaktować z Administratorem w sposób wskazany w punkcie 1 niniejszej Polityki.

Przysługuje Państwu również prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym w Polsce jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO), z siedzibą przy ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, jeżeli uznają Państwo, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy prawa.

7. Pliki cookie i narzędzia analityczne

Strona wykorzystuje pliki cookie, to jest niewielkie pliki tekstowe zapisywane w urządzeniu końcowym użytkownika podczas korzystania ze strony. Pliki cookie służą zapewnieniu prawidłowego działania strony oraz, za Państwa zgodą, celom analitycznym i marketingowym.

Stosujemy następujące rodzaje plików cookie:

Pliki niezbędne: konieczne do prawidłowego funkcjonowania strony i jej podstawowych funkcji. Ich stosowanie nie wymaga zgody, ponieważ bez nich strona nie może działać poprawnie.
Pliki analityczne: umożliwiające analizę sposobu korzystania ze strony, liczby odwiedzin oraz źródeł ruchu, w celu doskonalenia jej funkcjonowania. Pliki te są stosowane na podstawie Państwa zgody.

Do analizy ruchu na stronie mogą być wykorzystywane narzędzia analityczne dostarczane przez podmioty zewnętrzne. Narzędzia te mogą gromadzić informacje o sposobie korzystania ze strony w sposób, który co do zasady nie pozwala na bezpośrednią identyfikację użytkownika.

W większości przeglądarek pliki cookie są domyślnie akceptowane. Mogą Państwo w każdej chwili zmienić ustawienia dotyczące plików cookie, w tym zablokować ich obsługę lub usunąć zapisane pliki, korzystając z ustawień przeglądarki internetowej. Ograniczenie stosowania plików cookie może wpłynąć na niektóre funkcje dostępne na stronie.

8. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Co do zasady Państwa dane osobowe przetwarzane są na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG). W przypadku korzystania z narzędzi lub usług dostawców, którzy przetwarzają dane poza EOG, w szczególności niektórych narzędzi analitycznych lub informatycznych, przekazanie danych następuje wyłącznie przy zapewnieniu odpowiednich zabezpieczeń wymaganych przez RODO. Podstawą takiego przekazania są w szczególności standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską lub decyzja Komisji Europejskiej stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony danych w danym państwie. Na Państwa żądanie udostępnimy informacje o stosowanych zabezpieczeniach oraz o sposobie uzyskania ich kopii.

9. Dobrowolność podania danych i skutki niepodania

Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak w niektórych sytuacjach jest warunkiem podjęcia określonych działań.

Podanie danych w formularzu kontaktowym lub w formularzu zamówienia kontaktu jest dobrowolne, jednak niezbędne do udzielenia odpowiedzi na zapytanie lub nawiązania kontaktu. Niepodanie danych uniemożliwi obsługę zgłoszenia.
Podanie danych niezbędnych do zawarcia i wykonania umowy o świadczenie usług księgowych jest dobrowolne, jednak konieczne do jej zawarcia i realizacji. Ich niepodanie uniemożliwi świadczenie usług.
W zakresie, w jakim przetwarzanie danych wynika z przepisów prawa, w szczególności przepisów podatkowych, rachunkowych oraz przepisów o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, podanie danych jest wymogiem ustawowym, a ich niepodanie uniemożliwi wykonanie obowiązków prawnych oraz świadczenie usług.
Wyrażenie zgody na przetwarzanie danych w celach marketingowych oraz na stosowanie analitycznych i marketingowych plików cookie jest dobrowolne i nie warunkuje korzystania z podstawowych funkcji strony.

10. Zmiany Polityki prywatności

Administrator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej Polityce prywatności, w szczególności w związku ze zmianą przepisów prawa, zmianą stosowanych narzędzi lub zakresu świadczonych usług. Aktualna wersja Polityki jest każdorazowo publikowana na stronie. Zmiany obowiązują od chwili ich opublikowania.

Data ostatniej aktualizacji: 9 lipca 2026 r.